Areál MALENY ve Zlíně pronajímá prostory na ploše přes 10 000 m². Jeho správa zajišťuje pro nájemníky vše od uzavření smlouvy přes platby až po technickou správu budov.
Komplexní systém pro efektivní řízení nájemních jednotek, automatické rozúčtování energií a monitoring v reálném čase
Areál MALENY ve Zlíně pronajímá prostory na ploše přes 10 000 m². Jeho správa zajišťuje pro nájemníky vše od uzavření smlouvy přes platby až po technickou správu budov.
Správa rozsáhlého areálu s mnoha nájemníky zabírala čím dál víc času. Ruční zpracování plateb, složité rozúčtování energií podle skutečné spotřeby nájemníků a chybějící přehled o stavu jednotek vedly ke ztrátám času a k chybám.
Každý měsíc spousta času strávená ručním zapisováním příchozích faktur od dodavatelů a jejich přiřazováním k jednotlivým objektům.
Nutnost ručně propočítávat spotřebu elektřiny a tepla pro každého nájemníka podle naměřených hodnot a následně vytvářet předpisy.
Riziko nekontrolovaného ukončení smluv bez včasného upozornění a možnosti prodloužení.
Časově náročné vyplňování smluv a dalších dokumentů pro každého nového nájemníka.
Na platformě FROGGATE jsme postavili komplexní systém, který automatizuje klíčové procesy správy nemovitostí a dává vedení přehled v reálném čase.
Absence centrálního přehledu o stavu všech jednotek v areálu vedla k situacím, kdy správci nevěděli, které jednotky jsou právě volné nebo kdy končí stávající smlouvy. Informace byly rozptýlené v excelovských tabulkách a e-mailech.
Každý měsíc musel někdo ručně vystavit faktury za nájem, zkontrolovat příchozí platby a spárovat je s předpisy. Zabíralo to čas a snadno se udělala chyba.
Příchozí faktury od dodavatelů energií, údržby a dalších služeb musely být ručně překlopeny do systému. Často docházelo k chybám v přepisování částek nebo k tomu, že faktura zapadla a nebyla zaplacena včas.
Největší časová zátěž. Každý měsíc bylo nutné ručně stáhnout data ze všech elektroměrů a měřičů tepla, spočítat podíly jednotlivých nájemníků, zohlednit společné prostory a vytvořit předpisy. Zabíralo to každý měsíc hodně času a v propočtech se snadno udělala chyba.
Úspora času: Rozúčtování, které dřív znamenalo ruční počítání, teď systém připraví sám během chvíle.
Bez monitoringu čidel mohlo dojít k situacím, kdy např. topení vypadlo o víkendu a nikdo si toho nevšiml až do pondělí, kdy začali volat nespokojení nájemníci. Nebo naopak zbytečně přetápělo, což vedlo k vysokým nákladům.
Smlouvy končily bez varování, protože neexistoval systém pro hlídání platnosti. Vytvoření nové smlouvy znamenalo vyplnit několikastránkový dokument ručně, což bylo náchylné k překlepům a zabralo to čas.
Evidence odpracovaných hodin zaměstnanců probíhala v Excelu, což ztěžovalo přípravu podkladů pro mzdy. Nebylo jasné, kolik času který zaměstnanec strávil na konkrétním objektu.
Při příchodu nového nájemníka bylo nutné projít řadu kroků – podpisy dokumentů, předání klíčů, zřízení přístupů. Často se stávalo, že se na něco zapomnělo, nebo nebylo jasné, co už je hotové a co ještě zbývá dokončit.
Systém kombinuje standardní moduly platformy FROGGATE s moduly vytvořenými na míru
Rádi vám pomůžeme vytvořit řešení šité na míru vašim procesům. Systém můžeme přizpůsobit jakémukoli typu nemovitostí – od kancelářských budov přes bytové domy až po průmyslové areály.